Người thiết kế không chỉ quản lý bản vẽ, mà còn phải quản lý thời gian

Trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, chất lượng của một phương án không chỉ đến từ khả năng sáng tạo.

Phía sau mỗi hồ sơ là quá trình tiếp nhận thông tin, nghiên cứu nhu cầu, phát triển ý tưởng, trao đổi giữa các bên, điều chỉnh phương án và hoàn thiện sản phẩm thiết kế.

Điều đó đặt ra yêu cầu cho người làm nghề: bên cạnh chuyên môn, cần có khả năng tổ chức công việc và xác định đúng ưu tiên.

Xuất phát từ tinh thần học hỏi và phát triển đội ngũ, T-Build triển khai hoạt động đào tạo nội bộ với chủ đề “Làm chủ thời gian – Làm chủ công việc & cuộc sống”.

Thời gian là nguồn lực không thể tích lũy

Tiền có thể kiếm thêm, tích lũy hoặc đầu tư. Nhưng thời gian thì khác: không thể tích lũy, không thể vay và cũng không thể mua lại. Đây là sự đối chiếu được đặt ra ngay từ phần đầu chương trình.

Với một đơn vị tư vấn thiết kế, điều này càng đáng suy ngẫm.

Một giờ dành cho việc xử lý vấn đề cốt lõi của phương án có thể mang lại giá trị rất khác so với một giờ bị phân tán bởi những đầu việc nhỏ.

Vì vậy, câu hỏi không chỉ là “Tôi đã làm việc bao nhiêu giờ?”, mà cần tiến thêm một bước: “Những giờ làm việc đó đã được dành cho điều gì?”

Hiệu quả không đồng nghĩa với bận rộn

Khối lượng công việc lớn rất dễ tạo ra trạng thái bận rộn liên tục. Nhưng bận rộn và hiệu quả không phải lúc nào cũng đồng nghĩa.

Thông điệp “less is more” trong chương trình nhấn mạnh: hiệu quả là giải quyết đúng việc.

Đối với công việc tư vấn thiết kế, tư duy này có thể bắt đầu bằng việc xác định vấn đề quan trọng nhất của từng giai đoạn.

Đâu là nhu cầu cốt lõi của khách hàng?

Đâu là vấn đề quan trọng nhất cần giải quyết trong phương án?

Đâu là quyết định cần được đưa ra sớm để không ảnh hưởng đến tiến độ tiếp theo?

Khi câu hỏi đúng được đặt ra, đội ngũ có thể tập trung nguồn lực vào những vấn đề thực sự tạo nên giá trị của thiết kế.

Quản lý thời gian thực chất là quản lý lựa chọn

Một ngày vẫn chỉ có 24 giờ. Vì vậy, thay vì cố gắng kéo dài thời gian, chương trình hướng người tham gia tới cách phân bổ và lựa chọn.

Mô hình Làm – Giao – Hoãn – Bỏ tạo ra một cách nhìn đơn giản đối với từng đầu việc. Việc nào cần trực tiếp giải quyết? Việc nào nên phối hợp hoặc giao cho người phù hợp hơn? Việc nào chưa cần làm ngay? Và việc nào không còn tạo ra giá trị?

Trong môi trường tư vấn thiết kế, khả năng lựa chọn đúng giúp giảm sự phân tán và dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ cần tư duy chuyên sâu.

Deadline cần gắn với người thực hiện và đầu việc cụ thể

Một nội dung khác trong chương trình đặt ra ba câu hỏi rất thực tế:

WHO? – Ai làm?
WHAT? – Làm gì?
WHEN? – Khi nào xong?

Khi trách nhiệm, nhiệm vụ và thời điểm hoàn thành được xác định rõ, công việc có cơ sở để được triển khai chủ động hơn.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với dự án thiết kế có nhiều hạng mục và nhiều người cùng tham gia.

Tính rõ ràng giúp giảm tình trạng chờ đợi, hạn chế việc đầu việc bị bỏ quên và tạo điều kiện để các thành viên phối hợp tốt hơn.

Từ “trì hoãn – gấp – OT – stress” đến chủ động

Một hình ảnh trực quan trong tài liệu đào tạo đối chiếu hai cách vận hành công việc.

Một bên là: biết sớm – chuẩn bị – làm – xong.

Bên còn lại là: trì hoãn – gấp – OT – stress.

Sự khác biệt nằm nhiều ở tính chủ động.

Đối với người làm thiết kế, chuẩn bị sớm giúp có thêm thời gian nghiên cứu, cân nhắc phương án và trao đổi trước khi quyết định. Đó cũng là điều kiện để quá trình sáng tạo diễn ra có chiều sâu thay vì chỉ chạy theo thời hạn.

Xây dựng đội ngũ tư vấn thiết kế từ bên trong

T-Build xem hoạt động đào tạo nội bộ là một phần của quá trình phát triển đội ngũ.

Bởi chất lượng tư vấn thiết kế không chỉ thể hiện trên bản vẽ cuối cùng. Nó còn đến từ cách mỗi thành viên tư duy, tổ chức công việc, phối hợp và chịu trách nhiệm với nhiệm vụ của mình.

Một buổi đào tạo có thể bắt đầu bằng câu chuyện về thời gian, nhưng giá trị hướng đến rộng hơn: hình thành tư duy chủ động, làm việc có trọng tâm và sử dụng nguồn lực của mình cho những điều thực sự có ý nghĩa.

Và đó cũng là hành trình cần được bồi đắp liên tục.

T-Build – phát triển năng lực đội ngũ từ bên trong để từng giải pháp tư vấn thiết kế ngày càng tốt hơn.